Il soccorso istruttorio: vademecum su termini, procedure e adempimenti dei concorrenti ai sensi della giurisprudenza più recente.

Avv. Jacopo Recla –

La stazione appaltante può chiedere una seconda volta i documenti che non sono stati forniti in sede di soccorso istruttorio? E può chiedere chiarimenti sui documenti ricevuti? 

Se i documenti sono stati forniti in ritardo, la stazione appaltante può decidere di non escludere l’operatore economico? 

In base a quali elementi la stazione appaltante deve quantificare il termine da concedere all’operatore economico?

L’operatore economico può essere rimesso in termini se non riesce a rispondere per un motivo non imputabile? Quando devono essere forniti i documenti se il termine per adempiere cade di sabato? 

Alcune recenti sentenze hanno dato risposta a questi frequenti quesiti che, esaminando i principali temi legati al procedimento da seguire nella richiesta e riscontro del soccorso istruttorio ai sensi dell’art. 101 D.Lgs. 36/2023 e definendo i principi ai quali le stazioni appaltanti e gli operatori economici sono tenuti ad adeguarsi. 

1. Il soccorso istruttorio non può essere richiesto due volte. 

La recente sentenza del TAR Sardegna, sez. II, 12 maggio 2025 n. 432 ha affermato che in caso di mancato o incompleto riscontro alla richiesta di soccorso istruttorio è illegittima l’assegnazione di un nuovo termine in quanto “configura una peculiare “duplicazione” della procedura di soccorso istruttorio, che si pone in evidente contrasto con la disciplina normativa di riferimento e con il “diritto vivente” formatosi sulla stessa”.

In particolare, la pronuncia ha accertato l’illegittimità dell’operato della stazione appaltante che, dopo aver attivato il soccorso istruttorio con invito a trasmettere la documentazione necessaria a comprovare il possesso di un determinato requisito entro i successivi 7 giorni, aveva ritenuto insufficiente la documentazione ricevuta in quanto non relativa al requisito oggetto di richiesta. Di conseguenza, la stessa stazione appaltante aveva nuovamente invitato il concorrente a fornire la documentazione per attestare il possesso del requisito concedendo un “ulteriore termine” e ammettendo il concorrente dopo aver ricevuto la documentazione nell’ulteriore termine assegnato.  

Il TAR ha dunque ribadito che il soccorso istruttorio, sia pure previsto in favore della massima partecipazione, non può tradursi in un meccanismo dilatorio della procedura di gara, a fronte “del disinteresse o della mancata collaborazione di chi per primo è tenuto ad attivarsi”, considerato anche che “l’amministrazione è mossa, nelle procedure selettive, dal bisogno attuale e concreto di acquisire i servizi di cui necessita” (cfr. anche Consiglio di Stato, Sez. V, 12 novembre 2024, n. 9063). 

• La richiesta di chiarimenti in relazione ai documenti ricevuti in sede di soccorso. 

In relazione a tale tematica è opportuno segnalare anche l’orientamento giurisprudenziale (TAR Veneto, sez. I, 11 settembre 2024, n. 2142) secondo cui è possibile la richiesta di chiarimenti e precisazione in relazione ai documenti  ricevuti a seguito di richiesta di soccorso istruttorio (“anche dopo l’attivazione del soccorso istruttorio – e comunque, in ragione degli esiti di questo – un dialogo con l’operatore economico finalizzato a consentire la presentazione di ulteriori chiarimenti e precisazioni, per essere i primi non adeguati né esaustivi delle richieste della stazione appaltante” (cfr. anche Cons. Stato, Sez. III, 12 dicembre 2023 n. 10718; T.A.R. Lazio, Roma, Sez. I, 6 febbraio 2024 n. 2234).

Analogamente, il Bando Tipo ANAC n. 1/2023 consente alla stazione appaltante di richiedere “precisazioni o chiarimenti” in relazione alla documentazione prodotta a seguito di richiesta di soccorso istruttorio. 

Ed infatti il Bando Tipo, dopo aver ribadito che “ai fini del soccorso istruttorio è assegnato al concorrente un termine affinché siano rese, integrate o regolarizzate le dichiarazioni necessarie” e che “in caso di inutile decorso del termine, la stazione appaltante procede all’esclusione del concorrente dalla procedura”, stabilisce che nel caso in cui il concorrente produca dichiarazioni o documenti “non perfettamente coerenti con la richiesta”, la stazione appaltante “può chiedere ulteriori precisazioni o chiarimenti, limitati alla documentazione presentata in fase di soccorso istruttorio, fissando un termine a pena di esclusione”.

• Il termine per il soccorso istruttorio è perentorio e l’esclusione non deve essere motivata. 

Le ultime sentenze in materia (TAR Lazio – Roma, sez. II, 13 febbraio 2025 n. 3295; del TAR Lazio – Roma, sez. IV Bis, 4 luglio 2025, n. 13244/2025; TAR Sardegna, sez. II, 12 maggio 2025 n. 432) sono unanimi nel richiamare l’orientamento giurisprudenziale secondo cui il termine per l’integrazione della documentazione, a seguito dell’attivazione del soccorso istruttorio, “ha natura perentoria, allo scopo di assicurare un’istruttoria veloce, preordinata ad acquisire la completezza delle dichiarazioni prima della valutazione dell’ammissibilità della domanda”.

Di conseguenza, non è necessaria nessuna motivazione “qualificata” o comunque ulteriore rispetto al richiamo dell’attivazione del soccorso e della mancata tempestiva trasmissione della relativa documentazione in quanto la sanzione espulsiva è la diretta e immediata conseguenza della inosservanza del termine assegnato per l’integrazione documentale (cfr. anche Consiglio di Stato sez. V, 29 maggio 2019, n. 3592 che richiama Consiglio di Stato, Adunanza Plenaria 30 luglio 2014, n. 16). 

A fondamento di tali conclusioni viene richiamato il fondamentale principio della par condicio tra i concorrenti, nonché il principio di leale collaborazione delle parti, sul presupposto della fiducia nell’attività dell’amministrazione e della responsabilità dell’operatore economico. 

Sul punto si segnala un precedente (TAR Campania. Napoli, sez. III, 7 novembre 2024, n. 5965/2024) relativa ad un’ipotesi nella quale i documenti richiesti tramite soccorso istruttorio sono stati forniti dopo il termine di 5 giorni assegnato dalla stazione appaltante, ma entro il termine massimo di 10 giorni stabilito dall’art. 101 D.Lgs. 36/2023. Ebbene, in tale caso il TAR ha ritenuto che lo sforamento del termine assegnato dalla stazione appaltante è “compatibile con le esigenze di speditezza e tempestività delle operazioni di gara” in quanto “il principio di perentorietà dei termini assegnati al concorrente in sede di soccorso istruttorio nel corso di gara, deve essere letto nell’ottica del concorrente principio di risultato scolpito nell’art. 1 del d.lgs. n. 36/2023”. 

• La quantificazione del termine per adempiere alla richiesta di soccorso istruttorio. 

La sentenza TAR Lazio – Roma, sez. II, 13 febbraio 2025 n. 3295 si è pronunciata sulla censura relativa alla presunta “esiguità” del termine assegnato per il riscontro, che nel caso esaminato era di sei giorni. 

Il TAR ha innanzitutto osservato che tale termine rispetta il range (minimo di 5 giorni e massimo di 10 giorni) che è stato ora prefissato dall’art. 101, comma 3 D.Lgs. n.36/2023. 

Quanto alla scelta in concreto del termine (“sei giorni piuttosto che otto o, al massimo, dieci”), è stato ritenuto che la quantificazione sia ragionevole in quanto erano stati richiesti a titoli di soccorso istruttorio dei documenti che erano già nella disponibilità dell’operatore economico e che il medesimo avrebbe dovuto depositare fin dalla presentazione delle offerte. 

Ne deriva che “in conformità a principi di autoresponsabilità e ragionevolezza”, l’operatore economico aveva l’onere di attivarsi per rispondere tempestivamente alla richiesta. 

Ciò posto, il TAR ribadisce che a fronte del ritardo nel riscontro, era “inevitabile” l’esclusione a fronte del riscontro non tempestivo al soccorso istruttorio, anche in ragione del già richiamato principio di par condicio dei concorrenti.

Per completezza, si segnala che nel previgente art. 83, c. 9 del d.lgs. 50/2016 non era stabilito un termine minimo per il soccorso istruttorio e tale mancanza era stata oggetto di pronunce giurisprudenziali in quanto creava profili di criticità. 

In ogni caso, anche nel vigore di tale norma era stato riconosciuto che la durata del termine assegnato dovesse essere “ragionevole” e “adeguata” rispetto alla documentazione richiesta (“L’omessa previsione ex lege di una misura minima di detto termine comporta, quindi, che esso dovrà essere comunque adeguato a consentire la regolarizzazione e dunque proporzionato al numero e alla natura delle irregolarità essenziali accertate, sicché se nell’ipotesi di carenza di una pluralità di documenti o elementi, esso dovrà essere aumentato, viceversa nel caso in cui sia mancante solo il documento di riconoscimento del sottoscrittore di una dichiarazione, il termine com’è evidente potrà essere assai breve” TAR Abruzzo, L’Aquila, 16 gennaio 2020, n. 8, confermata da Consiglio di Stato, Sez. V, 09 novembre 2020, 6852).

• È ammessa la rimessione in termini se l’operatore economico non ha rispettato il termine per una causa non imputabile (malfunzionamento della PEC) ? 

Una possibile deroga ai predetti principi è stata richiamata dalla sentenza del TAR Lazio – Roma, sez. IV Bis, 4 luglio 2025, n. 13244/2025, la quale ha affermato che si in linea di principio è ammessa un’eccezione alla perentorietà del termine nel caso in cui “l’interessato non abbia potuto rispettare i termini assegnati per causa a sé non imputabile”. 

Nello specifico, il concorrente aveva invocato la non imputabilità del ritardo nel riscontro alla richiesta di soccorso istruttorio adducendo il mancato ricevimento della richiesta di soccorso a causa del malfunzionamento della propria PEC.

Il TAR ha tuttavia precisato che al fine di ritenere sussistente “causa non imputabile”, è necessario (i) non solo che “l’interessato non l’abbia colpevolmente provocata”, ma anche (ii) che essa “risulti estranea alla sua sfera giuridico-organizzativa e, perciò, da lui in alcun modo governabile ed evitabile”.

Nel caso esaminato, la sentenza ha ritenuto che il malfunzionamento della propria posta elettronica certificata “non è, all’evidenza, una causa non imputabile al ricorrente”, precisando anche che in ogni caso il predetto malfunzionamento avrebbe dovuto essere “dimostrato” in giudizio. 

In conclusione, il TAR ha stabilito che l’Amministrazione non era tenuta a concedere un nuovo termine e dunque ha legittimamente escluso il concorrente.

• Il calcolo del termine per il soccorso istruttorio e il termine che cade di sabato. 

Un’interessante precisazione in ordine alla scadenza del termine per il soccorso istruttorio è stata affermata da TAR Lazio, III Quater, 3 maggio 2024, n. 8791/2024, che ha chiarito due aspetti relativi al calcolo del termine assegnato per adempiere alla richiesta di soccorso istruttorio. 

In primo luogo, il TAR ha chiarito che il giorno iniziale non è computato nel termine, mentre il giorno finale è computato nel termine.  

In secondo luogo, la stessa sentenza ha altresì affermato che se il termine finale scade nella giornata di sabato, lo stesso risulta prorogato di diritto al lunedì successivo.  

La sentenza precisa anche che “in genere la scadenza dei termini per i depositi dei documenti coincide con le ore 24.00 dell’ultimo giorno”.